Sala konferencyjna

Wynajem sali szkoleniowej – trudne zadanie?

Firmowe konferencje i spotkania osiągają nierzadko tak duże rozmiary, że konieczne staje się wynajęcie sali szkoleniowej. Wrocław, Warszawa lub Kraków, czyli jedne z największych miast w Polsce, mają bogatą ofertę sal konferencyjnych, więc wynajem odpowiedniej staje się prostszy. Inaczej wygląda to w przypadku małych miejscowości. W jaki sposób znaleźć najlepszą salę na konferencję?

 

Zbadanie rynku

Na początek warto przeanalizować rozmiary dostępnych sal szkoleniowych i zastanowić się, który z nich będzie najlepszy. Pod uwagę należy wziąć przede wszystkim liczbę uczestników, a także wymiary pomieszczenia. Może się bowiem zdarzyć, że na małej powierzchni zostanie stłoczone wiele krzeseł, przez co znacznie zmniejszy się komfort zaproszonych gości.

Po wybraniu kilku najlepszych sal dobrze będzie zobaczyć je na żywo i dowiedzieć się, czy rzeczywiście będą odpowiednie. Warto również sprawdzić, czy atmosfera oraz wystrój odpowiadają oczekiwaniom organizatorów oraz gości.

 

Określenie budżetu

Gdy najlepsza z dostępnych sal jest już wybrana, pora na określenie dostępnego budżetu. Najlepszym rozwiązaniem jest wyznaczenie maksymalnej kwoty do przeznaczenia na szkolenie i trzymanie się jej. Warto także wziąć pod uwagę nieplanowane wydatki – mogą się zdarzyć, więc lepiej być przygotowanym na wszelkie ewentualności.

 

Ustalenie szczegółów

1. Data

Pora na ustalenie daty rozpoczęcia, a także zakończenia konferencji. Warto wybrać termin, w którym sala nie jest oblegana. W niektórych dniach i tygodniach bowiem jest mnóstwo chętnych na przeprowadzenie konferencji, a w następnych pomieszczenie świeci pustkami.

Najlepszym rozwiązaniem jest celowanie w koniec miesiąca. Wtedy bowiem właściciel sali może nie mieć jeszcze wypełnionych celów sprzedażowych i chętnie obniży cenę wynajmu. Konieczny będzie kontakt z najważniejszymi gośćmi i bezpośrednie poinformowanie ich o nadchodzącym wydarzeniu oraz upewnienie się o ich obecności.

2. Wyposażenie

Teraz można już dopełnić formalności i dobić targu z właścicielem sali konferencyjnej. Pod uwagę warto wziąć drobiazgi, które mogą zaważyć na powodzeniu szkolenia, takie jak odpowiednie nagłośnienie, rozlokowanie krzeseł, bufet dla gości.

3. Cena

Na koniec można przejść do negocjowania ceny, jaką jesteśmy w stanie zapłacić za wynajem sali. Wrocław lub inne wielkie miasto z pewnością będzie dysponowało innym cennikiem, niż mniejsza miejscowość, dlatego to również warto wziąć pod uwagę.


Proces organizacji szkolenia lub konferencji jest czasochłonny i wymaga zwrócenia uwagi na najdrobniejsze szczegóły. Jednak o ich powodzeniu w dużej mierze decyduje wybór odpowiedniej sali – dlatego na tym warto się skupić w pierwszej kolejności.